Utilitaires professionnels pour Excel

Vous l’avez sans doute remarqué : Excel draine dans son sillage une myriade d’applications tierces. Un marché parallèle qui s’explique par la popularité inébranlable du vaisseau amiral de la suite Microsoft Office. Je désigne Excel comme le leader du groupe car s’il ne devait en rester qu’un, pour moi ce serait lui. Voici quelques raisons à cela :

  • Access : aujourd’hui et depuis la version 2007 d’Office, Access n’est plus autant irremplaçable en tant qu’ERP de TPE/PME. Comme je l’évoquais dans un précédent article, Excel peut parfaitement remplir ce rôle (sous réserve de mener certains développements adéquats)
  • Word : on peut remplacer Word par Pages (solution Apple) ou par Calc (Open Office) car, au final, on saura toujours se débrouiller pour avoir un document correctement formaté, imprimé ou exporté en PDF. En matière de traitement de texte, l’échange par messagerie, la conversion d’un format vers un autre et le travail collaboratif ne paraissent pas aussi critique.
  • Excel : on a cru qu’Open Office (avec son module Calc) le délogerait des entreprises en raison de son coût de licence nul. Cependant rien n’y fait. Pas à ma connaissance en tout cas ou de façon marginale. Les férus de Mac (dont je fais partie, à titre personnel) et utilisateurs de Numbers (le tableur d’Apple) me disent tous qu’ils ne peuvent au final se passer d’Excel car son format de fichier est le seul qui soit universellement reconnu (essayez d’envoyer un classeur Numbers à l’un de vos clients…) et aucun autre tableur n’offre les mêmes possibilités en termes de formules mathématiques et d’automatisation de tâches.

Bref, de tous les composants de la suite MS Office, Excel me paraît être le seul qui soit à ce jour très difficilement remplaçable. Performant, versatile, intuitif, … le prix à payer pour passer à une autre solution de tableur et retrouver le même niveau de productivité serait beaucoup plus important que le seul prix de la licence.

En disant cela, je ne cherche absolument pas à remettre en cause la qualité des autres produits de la suite MS Office, ni même celle des produits non Microsoft. Simplement, la capitalisation sur Excel est trop importante.

Il découle de cela qu’Excel en est devenu un outil professionnel, c’est-à-dire pour les professionnels. Les professionnels de tout bord utilisent Excel au quotidien pour exécuter des tâches très spécifiques à leur cœur de métier : gestion patrimoniale, audit de royalties, finance de marché, etc. Saviez-vous que les traders de grandes firmes ne peuvent se passer d’Excel pour lequel on prescrit des prestations de développements dits « tactiques » ou « commando » ? Les autres outils n’offrent pas cette agilité et ne peuvent répondre à cette demande d’adaptation ultra-rapide.

Une utilisation professionnelle d’Excel va donc de paire avec un outillage professionnel. Et c’est sans doute pour cette raison qu’un grand nombre d’éditeurs de logiciels se sont engouffrés dans la brèche, constituant à ce jour une véritable jungle pour le consommateur.

J’ai donc essayé de recenser dans cet article un ensemble d’utilitaires (qui sont parfois des add-ins, parfois non) dont la spécificité a retenu tout particulièrement mon attention.

1/ Vérifiez vos données et vos formules, auditer vos classeurs

  • CompareXL de l’éditeur Spreadsheet Tools : permet de comparer des classeurs ou feuilles entre eux en détectant les différences et les points communs; permet également de les fusionner.
    Le travail de comparaison s’effectue à plusieurs niveaux : données, formules, noms et code VBA. Cet add-in s’avère très utile si vous manipulez, éditez ou historisez un grand nombre de versions différentes d’un classeur ayant initialement servi de point de départ : soit parce que vous avez eu besoin de décliner ce classeur à plusieurs reprises, soit parce que vous l’avez diffusé à des collaborateurs qui l’ont, à leur tour, modifié.

    CompareXL compare 2 classeurs selon un algorithme avancé

    CompareXL compare le contenu de 2 classeurs en utilisant un algorithme avancé

  • Dependency Auditor de l’éditeur Spreadsheet Tools : permet de visualiser, sous forme d’une vue arborescente, les dépendances de n’importe quelle cellule d’un classeur et de lister l’ensemble des erreurs au sein d’une même liste. Excel intègre déjà des fonctionnalités similaires (voir l’onglet « Formules » -> groupe « Audit de formules » dans Excel 2010) mais l’atout, ici, est que l’on peut choisir le niveau d’analyse de l’erreur en « naviguant » dans la formule, c’est-à-dire en en agrégeant ou  détaillant certaines parties.
Dependency Auditor offre une vue arborescente, agrégée ou décomposée d'une formule
Dependency Auditor offre une vue arborescente, agrégée ou décomposée d’une formule

2/ Protégez vos classeurs

  • LockXLS de l’éditeur Spreadsheet Tools : permet de protéger vos classeurs contre la copie et le reverse-engineering. Ce type d’outil est très utile si votre profession vous amène à communiquer à vos clients des classeurs intégrant votre savoir-faire. Vous pouvez vouloir leur montrer des résultats incluant une forme d’interactivité (le simple envoi d’un pdf n’y suffirait donc pas), sans pour autant dévoiler comment ce résultat a été obtenu. Excel intègre déjà des fonctionnalités de protection par mot de passe (protection du classeur, des feuilles et du code VBA) mais de nombreux outils sur le web permettent de briser assez facilement cette protection. Allez à cette requête sur Google pour en avoir un aperçu. Un des gros avantages proposés par LockXLS et donc de rajouter une couche de protection supplémentaire. LockXLS masque le code VBA, les formules et encore bien d’autres choses et propose une multitude d’options pour personnaliser son niveau de protection.
    LockXLS propose une multitude d'options pour protéger vos classeurs

    LockXLS propose une multitude d’options pour protéger vos classeurs

    Autre avantage de taille : vous pouvez « distribuer » vos classeurs de façon professionnelle, à savoir que votre classeur peut se présenter à la manière d’une application, avec message et logo d’accueil, s’installer dans divers répertoires du poste utilisateur et, cerise sur le gâteau, vous pouvez créer une version d’évaluation à durée paramétrable que vous pouvez activer à distance par un simple code d’activation communiqué à votre client.

  • XCell Compiler de l’éditeur DoneEx : cette solution est équivalente à LockXLS et en reprend globalement les mêmes fonctionnalités. Je n’ai personnellement pu essayer que LockXLS et peux attester que l’éditeur (Ukrainien) est sérieux, compétitif et que son support technique est très réactif.
  • XLS Padlock de l’éditeur GDG Software : un nouveau venu, Français qui plus est. Il propose une tarification très intéressante ainsi qu’une option d’encryptage du code VBA en « bytecode ». D’après ce que j’ai compris, ce serait une première par rapport aux solutions citées plus haut car cela offrirait l’avantage de pouvoir compiler en véritable code binaire certaines parties de votre projet VBA, les rendant totalement inviolables.

Beaucoup de clients exigent d’avoir la main sur un code. Pour autant, vous n’êtes plus obligés de leur confier tous vos secrets de fabrication !

3/ Augmentez la précision numérique d’Excel

  • xlPrecision : cet add-in permet d’augmenter de façon ahurissante le nombre de décimales (les « chiffres significatifs ») d’un nombre manipulé dans Excel. Il faut savoir que la façon dont Excel évalue une expression numérique est un processus assez complexe et que la précision des nombres est liée à l’architecture du processeur. Je ne rentrerai pas ici dans le détail mais vous renvoie vers l’article MSDN traitant de ce sujet. Il faut simplement savoir qu’Excel octroie une précision de 15 chiffres significatifs, ce qui peut paraître déjà bien suffisant pour le commun des mortels mais pose rapidement problème lorsque l’on ajoute par exemple des nombres très petits à d’autres très grands.
    xlPrecision vous permet alors d’utiliser jusqu’à 32 767 chiffres significatifs ! Soit une précision 2000 fois supérieure.
    Notez aussi qu’une version totalement gratuite vous permet de travailler avec 3000 chiffres significatifs.
    Enfin, une version conçue spécialement pour les scientifiques vous ouvre les portes du Nirvana avec pas moins de 2 milliards de chiffres significatifs (utilisation restreinte à VBA cependant).
    Je n’ai pas de retour malheureusement quant à une éventuelle baisse des performances avec de telles précisions.

4/ Décuplez la rapidité de vos classeurs

  • Translator++ for Excel, de l’éditeur Ultimate Risk Solutions : permet de « porter » un classeur Excel ainsi que du code VBA en code C++ et de le compiler en un langage machine beaucoup plus rapide à l’exécution. Selon la complexité de votre modèle, le gain peut atteindre un facteur 10 à 100.
    Voici un exemple trivial : vous créez un classeur dans lequel les cellules A1 et A2 acceptent chacune une valeur (input). En cellule A3, le formule « =A1+A2  » renvoie la somme (output). Votre modèle comporte donc 2 entrées et 1 sortie.
    Vous spécifiez cela à Translator++ et obtenez, après compilation, un modèle restreint à cette spécification mais nettement plus performant. Cela peut paraître inutile pour un tel modèle mais sera certainement très avantageux pour des classeurs nécessitant plusieurs secondes, voire minutes, à être re-calculés.

5/ Publiez vos modèles Excel sur le web

  • SpreadsheetConverter de l’éditeur Suédois Framtidsforum I&M AB : Cet utilitaire permet d’exporter automatiquement vos feuilles de calcul Excel en pages Web dynamiques, c’est-à-dire que vous retrouvez sur la toile l’interactivité d’un formulaire de saisie et son résultat associé. Seuls les inputs demandés à l’utilisateur sont affichés tandis que les feuilles et formules de calcul intermédiaires sont masqués et partie intégrante du code généré. Vous pouvez également exporter des graphiques dynamiques.
    SpreadsheetConverter exporte vos feuilles de calcul Excel vers un site web dynamique.

    SpreadsheetConverter exporte vos feuilles de calcul Excel vers un site web dynamique.

    A noter que l’éditeur propose un système de licences distinctes pour chacun des formats de conversion possibles, à savoir : HTML, ASP.Net, Flash et iPhone/Android.

Conclusion

En conclusion de cet article, sachez que de nombreux autres utilitaires pour Excel existent. Il est parfois inopportun d’exécuter manuellement certaines tâches fréquentes de vérification dont dépend la qualité de vos livrables. De même qu’il est inopportun de vouloir toujours tout réaliser soi-même lorsqu’un investissement, parfois de l’ordre de 100 à 200 €, peut le faire beaucoup mieux à votre place, vous faisant gagner un temps et un crédit précieux.

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