Excel comme ERP d’entreprise? Pourquoi pas.

Le titre peut paraître surprenant, n’est-ce pas ?

Aujourd’hui, les solutions proposées aux entreprises en guise d’ERP vont généralement de l’artillerie lourde, telle Oracle ou SAP, destinée aux grands comptes, à la plus légère, avec des solutions telles que Microsoft Dynamics, plus adaptée aux PME.

Longtemps, des entreprises de taille moyenne ou encore des Directions métiers de grands groupes ont également fait développer des systèmes de gestion de l’information basés sur Access car c’était alors la solution la plus économique pour une prestation personnalisée.

Nexicube propose de placer Excel au coeur des ERP

Nexicube propose d’utiliser Excel comme alternative aux ERP

Récemment, un client pour lequel travaille Nexicube m’a demandé s’il était possible de « re-coder » une solution Access déployée sur une multitude de postes utilisateurs. La solution en place présentait alors 2 inconvénients majeurs :

  1. D’une part, il arrivait à la solution de crasher assez fréquemment, sans raison apparente, fermant irrémédiablement la fenêtre. Et comme 1 poste sur 5 était équipé d’Access (les autres n’ayant que le « runtime », sorte d’environnement permettant l’exécution du programme mais pas son édition), il était alors impossible de s’arrêter au sein du code, sur l’erreur, afin de la corriger.
  2. D’autre part, le service en question subissait des pressions de la part de sa DSI pour limiter de plus en plus le nombre de licences Access déployées sur les postes. Le client me disait alors : « d’ici 2014, il se peut que l’on n’ait plus une seule licence Access ».

Je lui proposais alors de tout re-développer sous Excel 2010. D’abord étonné, il me répondit qu’il n’avait aucun a priori sur Excel par rapport à Access et que si la substitution se faisait de manière transparente, ce serait alors même très intéressant, à plusieurs points de vue.

J’en viens alors aux caractéristiques fondamentales qu’un ERP « made in Excel » doit posséder pour pouvoir se substituer de façon satisfaisante à une solution Access :

  1. Tout d’abord, la performance
    Excel utilise un moteur de requêtage SQL similaire à Access (via ADODB) garantissant des performances optimales. De plus, depuis la commercialisation d’Office 2007, l’introduction du format XLSB (B pour « binary ») permet de stocker des données dans des fichiers Excel au poids bien plus réduit qu’auparavant : un xlsx offre jusqu’à un facteur 5 par rapport à l’ancien xls. Un xlsb offre encore un facteur 5 par rapport au xlsx. C’est donc une taille environ 20 fois moindre qui est proposée et un accès plus rapide aux données.
  2. La gestion de la volumétrie
    Depuis la commercialisation d’Excel 2007, il est désormais possible de stocker
    1 000 000 d’enregistrements par feuille, ce qui est très largement suffisant dans la plupart des cas. Une modélisation dite « étoilée » de la base de données permettra de surcroit de « factoriser » une bonne partie des données en réduisant les possibilités combinatoires.
  3. La séparation des contenus
    Comme évoqué plus haut, il sera intéressant de séparer les données à proprement parler, c’est-à-dire les enregistrements de la base, du code permettant d’exécuter les requêtes de consultation/édition.
    On retiendra donc le principe consistant à stocker les tables dans un fichier XLSB et les macros VBA et requêtes SQL dans un fichier standard XLS ou XLSM.
  4. L’accessibilité en multi-utilisateurs
    Nous avons développé chez Nexicube les briques technologiques permettant à plusieurs utilisateurs de se connecter simultanément à l’outil, tant en lecture qu’en écriture. Dès lors qu’un utilisateur modifie une donnée, cette modification est visible de tous.
  5. L’intégration réussie à l’environnement de travail
    Il est tout à fait possible de rendre l’environnement Excel totalement transparent pour l’utilisateur. Ainsi, celui-ci cliquera sur une icône positionnée par exemple sur son bureau et l’application démarrera, affichant seulement le formulaire principal.
    De plus, il sera tout à fait libre de manipuler (ouvrir, sauvegarder, etc.) d’autres fichiers Excel alors même que son application est lancée car celle-ci s’exécutera dans une instance Excel qui lui est propre.
  6. La gestion des droits utilisateurs
    Une liste d’utilisateurs peut être définie pour recenser l’ensemble des personnes ayant accès à l’application. Cette liste peut également préciser, pour chaque personne, un niveau de privilèges différent : par exemple, ceux pouvant uniquement accéder en lecture aux données, ceux pouvant y accéder également en écriture, ceux pouvant modifier le code VBA, etc.

Une solution ERP classique coûte généralement entre 60 000 € et 500 000 € tandis qu’un ERP réalisé sous Excel sera beaucoup plus abordable financièrement, tant du point de vue de sa réalisation que de sa maintenance. Les demandes d’évolutions seront beaucoup plus rapidement honorées.

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